誤送信は避けよう!FAXの送り方の気を付けるべきポイント

案外マナー知らずな人が多いファックスの送り方

ファックスもビジネスの中で頻繁に利用します。
相手の方が留守でも伝言できるアイテムとして利用できますし、急ぎ何か送るときにも相手方に早く物事を伝えることができるので、ビジネスの中でも必須アイテムといっていいでしょう。

しかし実際に送られてきたファックスをみると、マナー違反だなと思うことも多く、案外、ファックスを送る際のマナーを心得ていない人が多いと感じます。

ファックスは仕事を効率よく進めていくためにとても便利な物なので、マナーよく利用できるようにファックスの送り方について学んでおきましょう。

ファックスを送る時の基本的な注意点

ファックスを送る時にもっとも気を付けなければならないのが番号間違いをしないということです。
全く関係のない第三者に大切な情報を漏らすことにもなるので、送る前に番号の再確認をしっかり行いましょう。

取引先に送る時、別の取引先に送るべきものを間違えて送信してしまったとなると笑い話では済まない事も多いです。
ビジネスに支障をきたすこともあると心において、番号は確実に間違えないように、送り先と照らし合わせることが重要です。

ファックスを送る時には通常、表書き、ファックス送付案内などを最初につけて送ります。
受信先となる会社名、部署、担当者様のお名前、さらに送信側の会社名と部署、個人名と電話、ファックス番号、メールアドレス、日付、さらに送信枚数を書いて、下部分にご挨拶、要件などを書きます。

送る場合の注意点、忘れがちな事

送信する時に、複数枚送る必要がある時には、かならずページ番号を振っておきます。
総ページ数と順番がわかる様に3枚送るようなら1/3、2/3、3/3としておくとわかりやすいです。

沢山送る時には相手先のファックス使用状況などもあるので、邪魔にならないように多量な送信をすることを伝えるのもマナーです。

また送信してそのままにするのではなく、かならずファックスを送った後、相手先に電話し担当の方にファックスを送ったこと、また担当者がいない場合には送ったことの角印をしてもらうといいでしょう。

その時に枚数がしっかり届いているか、鮮明に見ることができる科等も確認してもらえばいいと思います。

送信する文字が見にくい場合には

送る際に文字がかなり小さく読みにくいと思う場合、相手先に到着すると文字がつぶれて全く見えなくなっていることもあります。
そうならないようにできれば文字を拡大して送る様にします。

ファックスのナカイは鮮明にできる機能を持っているものもありますが、そうでない場合は拡大してから送る方が丁寧です。

秘密文書はファックスを利用しないほうがいい

社内の機密文書や秘密事項などが書かれている物、また重要書類などは誤って送信した場合大きな問題となりますので、郵送等第三者にみられない方法で送る方が安心です。

第三者に公開しても別段問題がない文書を送信する時に活用できるのがファックスと考えておくといいでしょう。