失礼のないメールを送ろう!メールを書く際の注意点

ビジネスでメールを利用することが多くなっている

社内での連絡や取引先に何かを知らせる時、文章に残した方がいいと思う時など、メールを利用することが多くなっています。
友人や知人などに送信するメールとは違い、ビジネスの上でメールを利用する場合、ビジネスマナーを考えなければなりません。

仕事のメールなのに絵文字が利用されていたり、ビックリマークなどが多用されているなどとなれば先方はマナーを知らない人だとあきれてしまうでしょう。

そうならないようにメールのマナーをよく理解しておく必要があります。
難しい事ではないので、しっかり理解しビジネスマン、OLさんとして常識あるメールを送信しましょう。

ビジネスメールに装飾はいらない

取引先企業の方とかなり仲がいいという場合でも、メールを送った場合、誰がメールを開くか?それはわかりません。

メールソフトの中には読みやすいようにセンタリングしてくれたり、太字加工を行ってくれるなど装飾を自動的にHTML形式メールを行ってくれるソフトもありますが、こうしたメールソフトの場合、テキスト形式しか利用できない相手先には、文章が乱れた状態で送信されることもあります。

またメールに利用できる文字、記号を理解しておくことも必要です。
メールで利用できる文字は、半角カタカナ場利用できないですし、特殊な記号などは利用しないほうがいいといわれています。

メールを入力している側はきれいに表示されていても、相手に送った時、文字化けしていることもあるので、記号や文字などにも注意が必要です。

ファイル添付や容量などにも注意

画像などのファイルを送る場合はメールに添付して送ることになりますが、相手側のパソコンに添付ファイルを開くことができるアプリケーションがないこともあります。

OSの違いによって互換性がなく送信できないこともあるので、あらかじめ相手側の利用しているOSを調べておくことも必要な事です。

また相手方の容量がどの程度なのか、これも把握しておきたいことです。
容量が重いメールは相手端末の負担になりますし、こちらは送信したつもりでも到着ていないこともあります。

送る前には書いた内容をチェックし、誤字脱字、変換ミスなどがないかどうかを確認し、それから送信するようにします。

メールは確実に連絡が取れるものではない

メールを送っておけば、相手の方に確実に送られていて、問題なく内容を把握してくれているだろうと思うのは間違いで、時に配送経路でトラブルがあり、伝わっていないということもあります。

メールが途中行方不明になるということもあるので、急ぎの要件や返信が急ぎ欲しいというメールの場合、相手先にメールし、これから送信します等お話ししておく方が安心です。
メールを受ける場合は、読んだかどうかの確認メールを出すということもビジネスメールの基本です。