意外なところでミスがあるかも?電話応対でのマナー

電話対応

基本の基本を最初に覚えること

グローバルに活躍している企業の場合には、仕事中に海外から電話がかかってくるということも珍しくありません。
また特に英会話を身につけていない方が電話に出て相手が海外の方というケースでは、電話口で焦ってしまうこともあるでしょう。

しかし、そういった場面でも言葉に詰まってしまうのではなく、最低限の対応ができなければ仕事上では困ることになります。
ビジネス英会話を習得していればこのような場面で焦ってしまうことはありませんが、そうでなかった場合にも、最低限基本中の基本だけは身につけておくようにしましょう。

ビジネス英会話を用いた電話口の対応で日本人特有の間違いをしてしまっているというケースも少なくありません。
そういった間違いに気がつかないまま電話口で相手とのトークをしてしまうと、相手を不愉快にさせることがあるので注意してください。
例えば日本の場合には電話口に出るときは社名を名乗り、お電話ありがとうございます。
こちらは◯◯社です。

などという出方になりますが、先方が海外の方だった場合にはこれだけだと私は◯◯社だ。
といった使い方になってしまいます。

そのためしっかりとこちらは◯◯社です。
ご用件は何でしょうか?
という意味が伝わるように基本の対応ワードを身につけておきましょう。

相手の名前を聞くときには失礼のないように

海外の方から電話がかかってくると、電話口ではしっかりと名前が聞き取れないことがあります。
相手の名前を聞くときには失礼のないように聞かなければなりません。
ここでもやはり日本語との大きな違いがあり、間違えてしまうと失礼にあたります。

日本人の場合は単純にお名前をお伺いしてもよろしいですか?と聞けば良いですが、ビジネス英会話を用いた場合には、この言葉を置き換えてそのまま適用させてしまうと名前を名乗れ。
といった意味や、お前の名前はなんだ?
といった意味に伝わってしまうことがあります。

こういった部分での間違いをしてしまうと、その後の取引がなくなってしまうことや自分の上司が先方の会社から従業員のしつけがなっていないと責められてしまうことがあるので、気をつけましょう。

もう一度聴き直すときの注意点

先方の話した内容がしっかりと聞き取れなかった場合について、聞き直す場面でも注意が必要になります。
トークの内容が聞き取れなかったときは、こちら側にも申しわけない部分が発生してくるのでお伺いを立てるという形を取りましょう。
もう一度言ってください。
というビジネス英会話と、もう一度言っていただけますか?という英会話は違っています。

日本語と同じように単語の使い方、そしてアクセントの使い方によって意味が違うことになってしまうことがあるので、このような部分でいかに丁重な質問をすることができるのか、語尾にしっかりとクエスチョンをつけてトークができるようにしておくことが重要になります。