ココだけは押さえたい!ビジネスレターの基礎知識

ビジネスレター

ビジネスレターで間違いがあったら最悪

グローバルな活躍をしている企業の場合には、海外とビジネスレターのやりとりをすることも少なくありません。
英会話を学んでいれば直接のトークをすることはできますが、反対にビジネスレターを書く場面になって困ってしまうこともあります。

日本の文面とは違った場面で、ビジネスレターを準備しなければならず、万が一にでも間違いがあればとても失礼な内容となってしまいます。
例えばスペルが一つ違うだけでも全く違う単語として伝わってしまいますので、こういった部分では何度も読み返しをした上で、ビジネスレターを送信することや内容に関しても簡潔にわかりやすくまとめる、ということを心がけていきましょう。

どのようにビジネスレターを作るのかで、どれだけ海外のことは理解しており、英会話やグローバルビジネスを理解しているのかということも相手には伝わるものです。

原則は横書きでレターを作成する

ビジネスレターを準備する際には、原則として横書きと言うことを覚えておきましょう。
縦書きにするのは特別の時のみとなります。
基本的に業務内容などを伝えるときには横書きでビジネスレターを作成します。

日本語でも同じことが言えるのですが、自分の文字そのものに自信が持てないという方であっても、ゆっくり丁寧に書くことできちんとそういった気持ちは相手に伝わるものです。
これに関しては、たとえ日本語が通じなくてもやはり文字を書くという部分では気持ちを伝えるための手段ですので、文字が上手い下手に関わらずゆっくり丁寧に書くということを心がけていきましょう。

自分の文字に自信がないからといって、わけのわからない筆記体などでビジネスレターを書いてしまえば、それこそ相手には一切伝わらず何が書いてあったのかわからないという状況になってしまうでしょう。

個人的な意見や思いは記さないように気をつける

ビジネスレターというのは、あくまでも仕事についての内容を記すものです。
たとえ相手とプライベートで非常に仲が良いという場合であっても会社側で誰がこのビジネスレターを開封するのかということは、わかりません。
そのため個人的な意見、そして思いなどは一切記さないように気をつけてください。

仕事上で支障の内容のみを簡潔に分かりやすく記したら、それ以上のことは書かずに送信するべきです。
それ以外の部分で相手に伝えたいことがあればメールをはじめとして、直接電話などでトークをするといった方法や、プライベートで仲良しならば仕事が終わった後食事などを交えながら会話をすると良いでしょう。

ビジネスレターの定型文などはインターネット上にたくさんありますので、こういったものを活用しながら徐々に作っていくというのも良い方法になります。
本当にビジネスレターを始めて作る場合で、全くわからないのでどうして良いのかわからないという方は、定形文だけではなくテンプレートそのものを使って必要な内容のみ業務上に必要な単語を埋めていくといった方法もあります。